Management Ondersteuner

Ben jij een flexibel organisatietalent en breng jij rust, structuur en overzicht? Kijk jij met frisse blik en enthousiasme proactief vooruit? Denk jij in oplossingen en zie je de verbinding tussen dat wat er speelt? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust. Van ad hoc werkzaamheden krijg jij energie en jouw positieve persoonlijkheid past goed binnen het team. Als management ondersteuner zet je jouw organisatietalent in ter ondersteuning van 4 teammanagers. Jij bent de solide basis van de teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen! 

Agenda en e-mail beheer

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
• Verbanden leggen tussen de e-mail van de managers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.

Ondersteuning bij (personeels) administratie

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
• Aan- en afmelden van personeel.  
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Ondersteunen manager bij aanvraag vrije dagen, declaratie, ziek-/betermelding.
• Maken van vakantieplanningen.
• Facturen voor-accorderen.
• Abonnementenbeheer.
   

Overige taken

• Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.
• Organiseren van teamdagen.Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen.
• Samenwerking en onderlinge vervanging met overige management ondersteuners.Verdere voorkomende taken.

Wat vragen wij?

Competenties
Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, zelf startend en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.

Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel en verliest nooit het overzicht.

Kennis en ervaring

• Een relevante afgeronde MBO+ opleiding, bij voorkeur Schoevers.
• Meerdere jaren ervaring als management ondersteuner van meerdere managers is een eis.
• Ervaring binnen een gemeente is een grote pré.
• Ervaring met het werken met verschillende applicaties (Decos / Join en Key2Financieën zijn een grote must).
• Zeer ervaren met MS Office.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.

Wat bieden wij?

• Een salaris van minimaal € 2.149,-  en maximaal € 3.145,- (schaal 7)  op basis van 36 uur.
• Een fijne en dynamische werkomgeving.
• De kans tot ontwikkeling en innovatie.